Schoonmaakplanning, taakroostering en optimalisatie

"The Missing Link"

De module schoonmaakplanning en taakroostering in TWIC-it, is een vertaling van het calculatieresultaat naar een praktische schoonmaakorganisatie. Door de gedetailleerde opsplitsing van de tijden naar dagelijks, wekelijks, maandelijks en periodiek werk is de nodige capaciteit vooraf steeds gekend. U berekende vooraf reeds het praktisch aantal uren, hierdoor zal de nodige capaciteit in de meeste van de gevallen steeds kunnen voldoen aan de verwachtingen en behoeftes van uw schoonmaakorganisatie.

De te reinigen ruimtes en zones worden automatisch gekoppeld aan uitvoerend personeel. Bij de toewijzing van deze ruimtes wordt rekening gehouden met de door u ingestelde factoren :

  • De kwalificaties van het personeel
  • Het werkregime van het personeel
  • De beschikbaarheid van het personeel
  • De gewenste schoonmaakfrequenties

Zo bekomt u automatisch een statische planning en weet u steeds vooraf welke ruimtes op welk moment schoongemaakt dienen te worden. Aangezien u vooraf de handelingenindex definieerde, weet U ook steeds vooraf welke taak op welk moment uitgevoerd wordt. Dit vergemakkelijkt uiteraard de kwaliteitscontrole achteraf.

De statische planning wordt omgezet in een praktische werkplanning en taakkaart per uitvoerende. De taakkaart is een vertaling van de verwachtingen van uw schoonmaakorganisatie naar de uitvoerende. Dank zij de resultaten van de gedetailleerde calculatiestudie, mag u ervan overtuigd zijn dat de toebedeelde werkopdracht steeds haalbaar is binnen de beschikbare uitvoeringstijd van de uitvoerende.

 

          

Van statische naar dynamische planning


 

Zit u ook vaak uren achter uw PC om in een MS Excel bestand de uurroosters en planning aan te passen in geval van afwezigheden door ziekte of verlof of ten gevolge van het toewijzen van een overvloed aan arbeidsduurverkortingsdagen? Moet u vaak, bij overdadige afwezigheden, overschakelen op een rampscenario en moet u dan zelfs in bepaalde gevallen een beroep doen op externe krachten met extra belastende kosten voor uw organisatie, tot gevolg? U herkent waarschijnlijk maar al te goed dit fenomeen. Het is inderdaad een tijdrovend gebeuren en helaas al te vaak een dagelijks ritueel. U bent er zich terdege van bewust dat u die tijd beter op een andere manier zou kunnen invullen, namelijk op de werkvloer.

De TWIC-it plannings- en optimalisatiemodule zal u in de toekomst de mogelijkheid bieden om in geval van afwezigheden een prompte her-calculatie uit te voeren en zo, voor een specifiek moment, terug een perfecte balans te vinden tussen de behoeften van de dag en de daaraan verbonden personeelscapaciteit. Door vooraf prioriteiten te hebben toegekend aan taken en ruimtes kan u in het geval van een nieuw werkscenario, perfect terug balans brengen in de schoonmaakorganisatie en kan TWIC-itu een nieuw voorstel formuleren : welke ruimtes dienen gereinigd te worden en welke taken kunnen uitgevoerd worden met de op dat moment beschikbare personeelscapaciteit, zonder te moeten inboeten aan kwaliteit.

Bij iedere wijzing in de organisatie zullen taken op een later moment terug ingepland worden. U zal steeds de historiek van de aanpassingen in uw planning kunnen consulteren. De webapplicatie zal u na iedere verandering in de organisatie uitnodigen om de aanpassingen te herplannen in de tijd. De statische taakkaart van de uitvoerenden zal in geval van herplanning voorzien worden van een duidelijke instuctie, zodat de communicatie met betrekking tot de verwachtingen van dat moment voor iedereen transparant blijven.


 

 

Januari 2014 - in de startblokken.


 

De voorbereiding van de TWIC-it plannings- en optimalisatiemodule is gestart. Met de steun en medewerking van enkele van onze klanten, afkomstig uit de gezondheidssector, scholen, openbare besturen en sociale sector trachten wij deze module op de best haalbare manier in te vullen. Schoonmaakplanning in een ziekenhuis is per slot van rekening een heel ander gebeuren dan de schoonmaakplanning in een kantoorgebouw.

Ieder van de segmenten die vertegenwoordigd zijn in ons TWIC-it project-team heeft op de best mogelijke manier zijn/haar behoeften naar schoonmaakplanning in kaart gebracht. Deze behoeften worden geheel of gedeeltelijk mee opgenomen in het ontwikkelingstraject van TWIC-it.

Wij verwachten dat deze module het laatste kwartaal van 2014 operationeel zal zijn.

Mocht u ook willen deelnemen aan dit proefproject, aarzel dan niet om met ons contact op te nemen en mail ons om de deelname voorwaarden te kennen.

Hopelijk kijkt u er ook vol verwachting naar uit !!

Startdatum 1 januari 2014

De ontwikkeling van een plannings en optimalisatie-software is een complex gebeuren. Er dient vaak rekening gehouden te worden met tal van beinvloedende factoren die dan meestal nog verschillen van de omgeving waarin ze van toepassing zijn (ziekenhuis, administratief gebouw, sport-infrastructuur, ...)

Team at Work besloot daarom om de ontwikkeling van deze module op te starten met behulp van en in samenwerking met enkele van onze klanten, afkomstig uit verschillende sectoren.


Zij zullen ons gedurende de ontwikkelingsfase van het project nuttige informatie aanleveren met betrekking tot de behoeften en verwachtingen naar planning, specifiek binnen hun omgeving. Wij trachten ons hierbij niet enkel en alleen te beperken tot de schoonmaak-diensten maar proberen hierbij ook verder te kijken en na te gaan of ook andere te parametreren taken zoals logistiek, technisch onderhoud, en andere mee opgenomen kunnen worden in de ontwikkeling.


De behoeften van ieder segment, zullen in de mate van het mogelijke geheel of gedeeltelijk mee opgenomen worden in het ontwikkelings-project van TWIC-it, planning en optimalisatie.


Had u ons ook graag willen deelnemen aan dit uniek samenwerkingsproject en uw verwachtingen met betrekking tot schoonmaakplanning laten weten, dan kan u ons deze meedelen door ons te mailen en te vragen naar de deelnemingsvoorwaren.Uw noden en verwachtingen zullen zeke en vast met onze IT ontwikkelaar getoetst wordennaar haalbaarheid en indien mogelijk mee opnemen in de ontwikkeling.

Mail ons uw ideeen door !!

Alvast vriendelijk bedankt voor uw spontane medewerking.

Het TWIC-it projectteam.